Unterweisungsplattform

Unterweisungen bereitstellen

• Standard-Bibliothek: fertige, branchenspezifische Unterweisungen zum Auswählen und Übernehmen. Je Modul: Titel, Rechtsgrundlage, Wiederholungsintervall, Durchführungsart (online, hybrid, vor Ort), Lerninhalte und optionale Wissensüberprüfung.
• Branchen-Bibliotheken: aktuell Bau und Büro/Verwaltung, weitere in Vorbereitung. Tagesaktuell aufbereitet, u. a. ein erweitertes Modul „Arbeiten bei Hitze / UV-Schutz" (UV-Index, Schattenregel, Akklimatisierung, gefährdete Gruppen), abgestimmt auf die Vorgaben der Arbeitsinspektion.
• Eigene Unterweisungen erstellen: Inhalte hochladen oder eingeben (PDF, Word, Bild mit Texterkennung, Freitext), KI-gestützt aufbereiten, bei Bedarf übersetzen und vertonen (Vorlesefunktion), automatisch einen Wissens-Check erzeugen und Medien einbetten (Video, Audio, Bilder, PDF, Video-Link).

Mitarbeiter- und Funktionsverwaltung

• Mitarbeitende einzeln anlegen oder per CSV- und Excel-Import mit KI-gestützter Spaltenerkennung, inklusive Abteilungs- und Funktionszuordnung.
• Geteilter Mitarbeiterpool: Pflichtschulungen und Unterweisungen nutzen dieselben Mitarbeitenden, Abteilungen und dasselbe Cockpit. Keine Doppelpflege.

Betriebsprofil, Matrix und Zuweisung

• Betriebsprofil: geführter Ablauf von Branche, Standorten und Abteilungen bis zu den gesetzlichen Sonderfunktionen (z. B. Ersthelfer, Brandschutzwart). Eingaben werden automatisch gesichert.
• Unterweisungs-Matrix: funktionsbasierte Soll-Vorgabe, welche Unterweisung für welche Tätigkeit nötig ist, aus einem versionierten Regelwerk mit ergänzender KI-Lückenprüfung.
• Zuweisung: Unterweisungen einzelnen Personen oder ganzen Abteilungen zuweisen, mit automatischer Zuweisung neuer Mitarbeitender zu den für ihre Funktion nötigen Inhalten.

Durchführung durch Mitarbeitende

• Zugang per E-Mail-Einladung. Mitarbeitende arbeiten die Unterweisung durch und absolvieren die optionale Wissensüberprüfung.
• Gemischte Fragereihenfolge: die Wissensüberprüfung wird pro Durchgang gemischt (Fragen und Antwortoptionen), was Abschreiben und reines Positions-Raten erschwert. Die Bewertung bleibt unberührt.
• Kiosk-/Terminal-Modus: für Mitarbeitende ohne eigene Firmen-E-Mail (Produktion, Lager, Reinigung). An einem geteilten Gerät identifiziert sich die Person über einen persönlichen Code, absolviert die zugewiesene Unterweisung samt Wissensüberprüfung und bestätigt den Abschluss, ohne eigenen Login.
• Praxis-Gate: Unterweisungen mit Präsenz- oder Vor-Ort-Anteil (hybrid, vor Ort) können nicht rein digital abgeschlossen werden. Der Vor-Ort-Teil ist zu dokumentieren, bevor sie als erledigt gelten.
• Digitaler Vor-Ort-Nachweis: bei mündlicher oder Präsenz-Durchführung lässt sich der Nachweis direkt digital erfassen, per Foto (z. B. der unterschriebenen Teilnahmeliste) oder per Unterschrift am Touchscreen, geheftet an den Abschluss der Person.

Wiederholung, Fälligkeiten und Erinnerungen

• Wiederkehrende Unterweisungen mit festem Intervall (z. B. jährlich). Die Plattform überwacht die Fälligkeiten.
• Erinnerungen: intervallgebundene automatische Reminder plus optionaler Reminder zu einem fixen Datum, jeweils ein- und ausschaltbar.
• Anlass-Unterweisung: bei Bedarf (z. B. nach einem Vorfall) eine Unterweisung gezielt erneut fällig stellen.
• Externe Nachweise mit Ablaufdatum: extern erworbene Nachweise (z. B. Staplerschein, Erste-Hilfe-Kurs) mit Gültigkeitsdatum hinterlegen. Die Plattform erinnert automatisch vor Ablauf und führt sie im selben Cockpit wie die internen Unterweisungen.

Wissen auffrischen zwischen den Wiederholungen

• Microlearning: kurze, wiederkehrende Wissensfragen per E-Mail, direkt aus der Mail beantwortbar. Ein Spaced-Repetition-Rhythmus verankert die Inhalte zwischen den jährlichen Wiederholungen. Pro Organisation ein- und ausschaltbar.
• Branchen-News-Radar (KI-Wissensrefresher): die Plattform beobachtet branchenrelevante Quellen, findet mit KI die relevanten Neuigkeiten je Branche und schickt sie gebündelt an Geschäftsführung oder Ansprechperson. So bleibt das Unternehmen bei geänderten Vorgaben und aktuellen Themen (z. B. Hitze) auf dem Laufenden. Quellen und Empfänger sind konfigurierbar.

Nachweis und Compliance-Cockpit

• Cockpit je Firma: pro Person sichtbar, was offen, fällig oder erledigt ist (Ampel), inklusive Fälligkeiten und Fortschritt.
• Nachweis nach § 14 ASchG: dokumentiert, wer wann welche Inhalte absolviert hat, dem Arbeitsinspektorat auf Verlangen vorlegbar.
• Zertifikate je Person, einzeln oder im Bulk-Download: alle Nachweise einer Person oder aller Mitarbeitenden in einem gebündelten PDF, für Mitarbeitende und Admins.
• Nur-anfügbarer Audit-Log: die Nachweis-Historie wird fortlaufend geschrieben und ist nicht nachträglich änderbar, was die Nachvollziehbarkeit der Dokumentation stärkt (keine Zusicherung von Rechtssicherheit).

Gebrandete PDF-Ausgabe für Aushang und Präsenz

• Jede Unterweisung als firmenindividuelles PDF: Kundenlogo, Firmenadresse in der Fußzeile, verantwortliche Person QM, editierbare Versionsnummer, Freigabedatum und durchgängiger Haftungsausschluss.
• Zwei Modi: vorbefüllt (Firmendaten eingesetzt) oder blanko zum handschriftlichen Ausfüllen in der Präsenz-Unterweisung, optional mit Unterschriftenliste als Teilnahmenachweis.

Einstellungen

Branding und Dokumentvorgaben (Logo, Adresse, Verantwortliche, Version, Freigabe), Reminder-Rhythmus, Fixdatum-Reminder und Bestehensschwellen zentral pro Firma. Kiosk-Zugang, Microlearning und News-Radar je Organisation aktivierbar.